Yogyakarta (25/10) – Lilyana Mulya, pengajar Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi (PARI), Departemen Bahasa Seni dan Manajemen Budaya (DBSMB) , Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada (SV UGM) yang sekaligus kandidat doktor bidang studi kearsipan di University of Amsterdam, melaksanakan penelitian mengenai rekonstruksi relasi multidimensional arsip Vorstenlandsche Waterschappen (VW) melalui pendekatan Records in Context (RiC). Penelitian yang dilaksanakan pada 2026 ini melibatkan tim gabungan dari Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi UGM, arsiparis Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dan arsiparis Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta (DPAD DIY).

Penelitian bertujuan mengungkap keterkaitan antara kumpulan arsip untuk memberikan pemahaman yang lebih utuh mengenai konteks penciptaan, penggunaan, dan pengelolaan arsip irigasi pada masa kolonial di wilayah Yogyakarta. Khazanah arsip VW yang tersimpan di DPAD DIY telah diinventarisasi dan dapat diakses, baik dalam bentuk konvensional maupun digital melalui perangkat komputer yang tersedia di DPAD DIY. Meskipun inventarisasi tersebut memudahkan penelusuran arsip, pengelompokan berdasarkan rubrik belum sepenuhnya menggambarkan keterkaitan arsip sebagai bagian dari rangkaian aktivitas dan peristiwa pada masa lalu. Oleh karena itu, penelitian ini berupaya merekonstruksi hubungan antardokumen agar informasi historis yang terkandung di dalamnya dapat dipahami secara lebih kontekstual.

Penelitian ini menggunakan pendekatan Records in Context (RiC), sebuah standar deskripsi arsip yang dikembangkan oleh International Council on Archives (ICA). Pendekatan ini membantu menjelaskan prinsip asal-usul (provenance) arsip dengan memperluas pemahaman mengenai hubungan arsip, tidak hanya secara vertikal berdasarkan struktur organisasi atau hierarki pencipta arsip, tetapi juga secara horizontal berdasarkan keterkaitan fungsi, aktivitas, agen, peristiwa, dan tempat.

Dalam pelaksanaannya, Lilyana bersama tim menyusun diagram relasi arsip pengelolaan irigasi di wilayah Vorstenlanden dengan mengidentifikasi elemen metadata berdasarkan Records in Context-Ontology (RiC-O). Elemen tersebut mencakup peristiwa, agen, dan tempat yang relevan untuk menjelaskan keterhubungan antar kumpulan arsip (record sets). Melalui pemetaan tersebut, arsip tidak hanya dipahami sebagai dokumen yang berdiri sendiri, tetapi juga sebagai bagian dari jaringan informasi yang merekam aktivitas pemerintahan dan pembangunan infrastruktur pada masanya.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa relasi antar kumpulan arsip dalam inventaris VW merepresentasikan karakteristik tata pemerintahan di wilayah Vorstenlanden, khususnya dinamika pembangunan infrastruktur irigasi. Yogyakarta, bersama Kasunanan Surakarta, dikenal dalam administrasi kolonial Belanda sebagai bagian dari wilayah Vorstenlanden atau tanah-tanah para pangeran. Sejarah panjang hubungan antara wilayah tersebut dan pemerintah kolonial Hindia Belanda membentuk karakteristik tata pemerintahan zelfbestuur, yakni pemerintahan otonom lokal di bawah pengawasan Belanda. Konsep tersebut antara lain dibahas oleh Kielstra pada 1919.

Keterkaitan arsip yang direkonstruksi melalui penelitian ini memberikan peluang untuk membaca kembali bagaimana aktivitas pemerintahan, pengelolaan irigasi, dan pembangunan infrastruktur berlangsung dalam konteks hubungan antara pemerintah kolonial dan pemerintahan lokal. Dengan demikian, pendekatan RiC dapat membantu mengungkap informasi historis yang tidak selalu terlihat melalui inventarisasi arsip konvensional. Penelitian Lilyana dan tim juga menegaskan pentingnya pengembangan metode deskripsi arsip yang mampu merepresentasikan hubungan multidimensional di antara dokumen, pencipta arsip, aktivitas, dan konteks sejarahnya. Rekonstruksi tersebut diharapkan dapat memperkaya sarana penelusuran dan interpretasi khazanah arsip VW, sekaligus memperkuat peran DPAD DIY sebagai lembaga pengelola informasi historis yang andal dalam mendukung pemahaman sejarah wilayah Yogyakarta.

Penelitian ini berkontribusi terhadap pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs) 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, terutama dalam aspek penguatan kelembagaan yang efektif dan akuntabel serta peningkatan akses terhadap informasi. Pengelolaan arsip yang kontekstual dan saling terhubung mendukung tersedianya informasi historis yang dapat dipercaya, memperkuat kapasitas lembaga kearsipan, serta membantu masyarakat memahami proses pembentukan tata pemerintahan dan pembangunan wilayah dari perspektif sejarah.