Yogyakarta (26/10) – Tim peneliti dari Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi (PARI) Departemen Bahasa, Seni, dan Manajemen Budaya (DBSMB), Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada (SV UGM), mengungkap pentingnya penataan arsip dinamis secara terstruktur untuk mendukung tata kelola pemerintahan yang baik. Penelitian yang dilakukan di Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kota Yogyakarta ini dipimpin oleh Lastria Nurtanzila bersama Arum Cahya Arafi, Andinie Putri Az Zahra, dan Azizah Hanifah, dengan menggunakan kerangka ALFRED (Administrative, Legal, Financial, Research, Educational, and Documentation).

Hasil penelitian menunjukkan bahwa penataan arsip dinamis memiliki tingkat urgensi yang tinggi dalam mendukung akuntabilitas keuangan daerah, efisiensi administrasi publik, serta transparansi penyelenggaraan pemerintahan. Berbagai arsip yang dihasilkan BPKAD, mulai dari Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA), Surat Pertanggungjawaban (SPJ), hingga sertifikat aset daerah, memiliki nilai guna yang beragam dan saling berkaitan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip tidak cukup hanya berorientasi pada penyimpanan dokumen, tetapi juga harus memastikan keautentikan, keamanan, kemudahan temu kembali, serta keberlanjutan akses terhadap informasi.

Kerangka ALFRED digunakan untuk mengidentifikasi enam dimensi nilai guna arsip, yaitu administratif, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan, dan dokumentasi. Melalui kerangka tersebut, arsip dipahami sebagai sumber informasi strategis yang mendukung pelaksanaan tugas organisasi, memberikan bukti hukum, menjamin pertanggungjawaban keuangan, serta menjadi rekam jejak kebijakan dan aktivitas pemerintahan. Penerapan kerangka ini juga membantu organisasi menentukan prioritas pengelolaan dan perlindungan arsip sesuai dengan nilai guna serta tingkat kepentingannya.

Dalam konteks pengelolaan keuangan dan aset daerah, arsip dengan nilai guna hukum dan keuangan memiliki peran penting sebagai alat bukti dalam proses pemeriksaan maupun penyelesaian permasalahan administratif. Dokumen Pelaksanaan Anggaran, berkas pertanggungjawaban keuangan, serta dokumen Tuntutan Perbendaharaan dan Tuntutan Ganti Rugi (TP-TGR), misalnya, diperlukan untuk mendukung proses audit, menelusuri penggunaan anggaran, dan memastikan pertanggungjawaban pengelolaan aset daerah. Penataan yang sistematis dapat memperkuat pengawasan internal, mengurangi risiko kehilangan informasi, serta meminimalkan potensi penyalahgunaan anggaran dan sengketa aset.

Temuan penelitian ini juga relevan dengan pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh yaitu mengembangkan lembaga yang efektif, akuntabel, dan transparan di semua tingkatan. Pengelolaan arsip yang tertib dan dapat dipertanggungjawabkan menyediakan landasan dokumenter bagi pengawasan, evaluasi kinerja, dan pengambilan keputusan yang berbasis bukti. Dengan demikian, kearsipan berperan sebagai salah satu instrumen pendukung penguatan integritas kelembagaan dan tata kelola pemerintahan daerah. Arsip yang dikelola dengan baik dapat mendukung penyediaan informasi mengenai kebijakan dan penyelenggaraan pemerintahan bagi masyarakat, peneliti, serta pemangku kepentingan lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dalam penerapannya, keterbukaan informasi perlu berjalan beriringan dengan perlindungan data pribadi, keamanan informasi, serta pengendalian akses terhadap arsip yang bersifat rahasia atau memiliki nilai vital.

Meskipun memiliki peran strategis, penelitian ini mengidentifikasi sejumlah tantangan dalam penataan arsip dinamis di BPKAD Kota Yogyakarta. Tantangan tersebut meliputi belum meratanya penerapan Standar Operasional Prosedur (SOP) kearsipan tertulis di seluruh unit kerja, perlunya optimalisasi penggunaan Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta peningkatan sarana pengamanan fisik dan digital, terutama untuk arsip vital dan rahasia. Penguatan pengelolaan di Records Center juga menjadi perhatian untuk memastikan arsip tersimpan secara aman dan dapat ditemukan kembali ketika diperlukan.

Berdasarkan temuan tersebut, penelitian ini merekomendasikan standardisasi pengelolaan arsip dinamis yang mengacu pada regulasi kearsipan nasional dan daerah. Langkah tersebut mencakup pembakuan SOP, penerapan JRA secara konsisten, peningkatan sistem keamanan arsip fisik dan digital, serta penguatan kapasitas sumber daya manusia di bidang kearsipan. Upaya ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi operasional, menjaga keandalan informasi, dan memperkuat perlindungan aset informasi Pemerintah Kota Yogyakarta.

Melalui penelitian ini, tim peneliti Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi DBSMB SV UGM menegaskan bahwa penataan arsip merupakan bagian penting dari pembangunan tata kelola pemerintahan yang efektif, transparan, dan akuntabel. Penerapan kerangka ALFRED secara terstruktur diharapkan dapat menjadi landasan bagi pengelolaan arsip yang lebih terarah sekaligus mendukung penguatan kelembagaan dan pencapaian pembangunan berkelanjutan.