Gunungkidul (24/10) – Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi (PARI), Departemen Bahasa Seni dan Manajemen Budaya (DBSMB) Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada (SV UGM), bekerja sama dengan Pemerintah Kapanewon Panggang menyelenggarakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat bertajuk Pelatihan Penyimpanan dan Pengamanan Arsip Dinamis Elektronik di Kapanewon Panggang pada Rabu, 23 September 2026. Kegiatan yang berlangsung di Kantor Kapanewon Panggang, Kabupaten Gunungkidul, Daerah Istimewa Yogyakarta, ini diikuti oleh pegawai dan pengelola arsip di lingkungan Kapanewon Panggang.

Pelatihan ini dilatarbelakangi oleh semakin meluasnya penggunaan arsip elektronik dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan pelayanan publik. Surat-menyurat, laporan kegiatan, serta dokumen pendukung pelayanan kini banyak dikelola dalam bentuk digital. Kondisi tersebut menuntut sistem penyimpanan dan pengamanan arsip yang tertib agar dokumen mudah ditemukan kembali, terjaga keutuhannya, serta terlindungi dari kehilangan maupun akses oleh pihak yang tidak berwenang.

Melalui kegiatan ini, tim pengabdian berupaya meningkatkan pengetahuan dan keterampilan aparatur dalam mengelola arsip dinamis elektronik, khususnya melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI). Arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Pengelolaan arsip dinamis yang baik berperan penting dalam menjaga kesinambungan pekerjaan, menyediakan bukti pelaksanaan kegiatan pemerintahan, serta mendukung akuntabilitas pelayanan kepada masyarakat.

Tim pengabdian diketuai oleh Rina Rakhmawati, S.Hum., MPA, dengan melibatkan dosen dan mahasiswa Program Studi PARI SV UGM serta Pemerintah Kapanewon Panggang sebagai mitra. Materi pelatihan disampaikan oleh Lastria Nurtanzila, S.I.P., MPA, dan Bagus Sadewa, A.Md. Pembahasan berfokus pada praktik penyimpanan dan pengamanan arsip elektronik yang sesuai dengan kebutuhan administrasi sehari-hari, terutama dalam pemanfaatan aplikasi SRIKANDI.

Salah satu aspek penting yang ditekankan dalam pelatihan ini adalah keterkaitan antara kemudahan penemuan kembali arsip dan perlindungan informasi. Arsip elektronik perlu dikelola menggunakan struktur penyimpanan yang jelas, dilengkapi informasi yang memadai, serta diakses sesuai dengan kewenangan masing-masing pengguna. Dengan demikian, pengelolaan arsip tidak hanya berorientasi pada ketersediaan dokumen, tetapi juga pada keamanan dan keterjagaan informasi yang terkandung di dalamnya. Pelaksanaan kegiatan dilakukan melalui pemaparan materi dan sesi diskusi yang memungkinkan peserta mendalami persoalan pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan kebutuhan di lingkungan Kapanewon Panggang. Pembahasan mengenai penyimpanan dan pengamanan arsip melalui aplikasi SRIKANDI diharapkan dapat menjadi bekal bagi aparatur dalam menerapkan tata kelola kearsipan digital secara lebih tertib dan konsisten.

Melalui pelatihan ini, Program Studi PARI SV UGM bersama Pemerintah Kapanewon Panggang mendorong penguatan kapasitas sumber daya manusia dalam pengelolaan arsip elektronik di lingkungan pemerintahan. Peningkatan kompetensi tersebut diharapkan dapat mendukung kelancaran administrasi, menjaga keamanan informasi, serta mewujudkan pelayanan publik yang efektif, transparan, dan akuntabel. Kegiatan ini juga sejalan dengan Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, melalui penguatan tata kelola administrasi pemerintahan yang efektif, akuntabel, dan transparan. Selain itu, kegiatan ini mendukung SDG 4: Pendidikan Berkualitas, melalui peningkatan pengetahuan dan keterampilan aparatur dalam pengelolaan arsip dinamis elektronik sebagai bagian dari pengembangan kompetensi sepanjang hayat.