YOGYAKARTA (26/10) – Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi (PARI), Departemen Bahasa, Seni, dan Manajemen Budaya (DBSMB), Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada (SV UGM), mengembangkan video panduan pengelolaan arsip dinamis di Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (BPKAD) Kota Yogyakarta. Karya berjudul Pengelolaan Arsip di Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah Kota Yogyakarta ini merupakan luaran riset terapan yang dirancang untuk mendukung peningkatan pemahaman dan keterampilan pegawai dalam mengelola arsip sesuai dengan kebutuhan administrasi pemerintahan.

Pengembangan video panduan tersebut dilatarbelakangi oleh temuan lapangan mengenai keterbatasan media edukasi visual kearsipan yang aplikatif bagi pegawai BPKAD Kota Yogyakarta. Sebagai instansi yang mengelola keuangan dan aset daerah, BPKAD menghasilkan dan menggunakan berbagai dokumen penting yang membutuhkan penanganan secara sistematis. Oleh karena itu, pengelolaan arsip dinamis yang tertib menjadi bagian penting dalam menjaga ketersediaan bukti administrasi, mendukung proses audit, serta menjamin akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan.

Video panduan ini dikembangkan oleh tim multidisiplin kearsipan di bawah kepemimpinan Lastria Nurtanzila dan Faizatush Sholikhah bersama 13 kolaborator peneliti. Karya tersebut telah terdaftar dan memperoleh pencatatan hak cipta dari Kementerian Hukum Republik Indonesia melalui Surat Pencatatan Ciptaan Nomor 001326450, dengan jenis ciptaan berupa karya rekaman video. Karya ini diumumkan pertama kali pada 4 Juni 2026 di Kota Yogyakarta dan difasilitasi oleh Intellectual Property Management Office (IPMO) UGM atas nama Universitas Gadjah Mada sebagai pemegang hak cipta.

Secara substansial, video panduan ini mengintegrasikan konsep kearsipan dengan prosedur operasional yang relevan dengan praktik pengelolaan arsip di BPKAD Kota Yogyakarta. Materinya mencakup tahapan pengelolaan arsip dinamis, mulai dari penciptaan arsip melalui penyusunan naskah dinas dan proses validasi, penggunaan dan pemeliharaan arsip melalui pengaturan hak akses serta alih media atau digitalisasi, hingga penyusutan arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penyajian dalam format audiovisual diharapkan memudahkan pegawai memahami prosedur dan menerapkannya dalam pekerjaan sehari-hari.

Keberadaan panduan ini menjadi penting mengingat arsip keuangan dan aset daerah memiliki nilai administratif, hukum, dan pembuktian yang tinggi. Dokumen seperti berkas Tuntutan Perbendaharaan dan Tuntutan Ganti Rugi (TP-TGR) serta sertifikat aset perlu dikelola secara cermat agar tetap autentik, utuh, aman, dan mudah ditemukan kembali ketika dibutuhkan. Pengelolaan yang terstruktur juga dapat membantu meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan dokumen serta meningkatkan kesiapan instansi dalam memenuhi kebutuhan pemeriksaan dan pertanggungjawaban keuangan.

Pengembangan video panduan ini sekaligus memperlihatkan penerapan hilirisasi riset terapan di lingkungan pendidikan vokasi. Hasil kajian kualitatif deskriptif diterjemahkan menjadi media pembelajaran yang dapat digunakan untuk mendukung sosialisasi prosedur kearsipan di lingkungan instansi. Dengan pendekatan tersebut, hasil riset tidak berhenti pada pengembangan pengetahuan akademik, tetapi menghasilkan produk yang berpotensi dimanfaatkan secara langsung untuk menjawab kebutuhan mitra.

Dari perspektif pembangunan berkelanjutan, inovasi ini mendukung Sustainable Development Goals (SDGs) 16: Perdamaian, Keadilan, dan Kelembagaan yang Tangguh, khususnya Target 16.6 tentang pengembangan lembaga yang efektif, akuntabel, dan transparan di semua tingkatan serta Target 16.10 mengenai jaminan akses publik terhadap informasi. Pengelolaan arsip yang tertib dan terlindungi menjadi salah satu fondasi penting bagi transparansi pemerintahan, pengawasan publik, dan pencegahan penyimpangan dalam pengelolaan keuangan maupun aset daerah.

Video panduan ini diharapkan tidak hanya berfungsi sebagai media edukasi internal bagi BPKAD Kota Yogyakarta, tetapi juga menjadi referensi pengembangan media pembelajaran kearsipan bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD) lainnya. Melalui penguatan kolaborasi antara perguruan tinggi dan instansi pemerintah, SV UGM terus mendorong pemanfaatan riset terapan dan inovasi pendidikan vokasi untuk mendukung tata kelola dokumen yang profesional, akuntabel, dan berkelanjutan.