Pada (22-26/10), mahasiswa tingkat akhir prodi D3 Kearsipan melakukan program rutin tahunan berupa studi lapangan di beberapa instansi dan industri yang ada di Jakarta dan Bandung. Sebanyak 120 mahasiswa mengunjungi Arsip Nasional Republik Indonesia, ANTARA News, Kompas Gramedia, Tempo, Bank Indonesia, Kementerian Sekretariat Negara, Kementerian Desa, Transmigrasi dan Pembangunan Tertinggal serta PT. Kereta Api Indonesia (persero). Sejumlah instansi yang dipilih memiliki rekam jejak pengelolaan dan progres pengembangan kerja pengarsipan yang dinilai unggul dan progresif. Keberagaman latar belakang instansi juga diharapkan dapat memperkaya wawasan mahasiswa terkait model pengelolaan arsip, dinamika kerja dan produk informasi yang dihasilkan.
Kunjungan hari pertama dilaksanakan di Arsip Nasional Republik Indonesia yang bertempat di Jalan Ampera Raya Nomor 7 Jakarta. Kunjungan dibuka oleh Humas Arsip Nasional Republik Indonesia dan mahasiswa dibagi ke dalam 11 unit kerja. Kesebelas unit kerja terdiri dari Ruang Central File, Record Center, Ruang Pengolahan Arsip Statis, Depo Arsip Konvensional, Depo Arsip Media Baru, Ruang Restorasi Arsip, Laboratorium dan Autentikasi Arsip, Ruang Reproduksi dan Digitalisasi Arsip, Ruang Sejarah Lisan, Ruang Layanan Arsip Statis, dan Ruang PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi). Dua unit yang cukup adalah ruang restorasi dan ruang autentifikasi arsip yang menawarkan sudut pandang kolaborasi multidisipliner antara kearsipan, teknik kimia dan seni. Kunjungan selanjutnya dilakukan di tiga instansi yang berbeda yaitu Kompas Gramedia, Antara News dan Tempo. Para punggawa media ini memberikan pengetahuan praktis terkait pengelolaan data dan arsip secara elektronik hingga menjadi informasi yang dipasarkan dalam produk yang menarik minat dan memiliki nilai jual.
Kunjungan hari kedua (24 Oktober 2018) dilaksanakan di Bank Indonesia yang bertempat di Jalan M.H. Thamrin Nomor 2, Gambir, Jakarta Pusat. Kunjungan dibuka oleh Sulhana Sudiwoko selaku Kepala Departemen Pengelolaan Logistik dan Fasilitas. Di Bank Indonesia, mahasiswa mendapatkan materi tentang Kebanksentralan, Pengelolaan Kearsipan di Bank Indonesia, Penjelasan terkait Kearsipan yaitu Manajemen Dokumen Bank Indonesia dan Implementasi standar yang digunakan dalam pengelolaan arsip meliputi ISO 30301 tentang Management System for Records, ISO 9001: 2015 tentang Quality Management System dan ISO 15489:2016 tentang Records Management.
Pada hari yang sama, studi lapangan dilanjutkan dengan mengunjungi Kementerian Desa, Transmigrasi, dan Daerah Tertinggal serta Kementerian Sekretariat Negara. Di Kementerian Desa, Transmigrasi dan Daerah Tertinggal, mahasiswa mendapatkan pengetahuan terkait pengelolaan arsip yang merupakan aset berharga bagi Instansi Pemerintah. “Arsip merupakan aset dan memori kolektif dari suatu bangsa yang mestinya dipelihara dan dirawat dengan baik” ujar salah satu arsiparis di Kemendes. Salah satu mahasiswa Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, Ikhtiar Anugrah Hidayat mengatakan dengan adanya kunjungan studi lapangan semacam ini dapat memberikan pemahaman baru mengenai proses pengelolaan arsip khususnya di instansi pemerintah. “Setelah mengikuti kunjungan ini, wawasan kami tentang dunia kearsipan menjadi lebih luas”, katanya. Melalui kegiatan semacam ini dapat melihat dengan jelas bagaimana teori dengan implementasinya secara langsung. Adapun pembahasan yang dikaji mencakup manajemen kearsipan mulai dari penciptaan hingga layanan dan jasa. Selain Kemendes, mahasiswa juga mendapat kesempatan untuk mengunjungi Kementerian Sekretariat Negara. Pengetahuan yang didapatkan meliputi pengelolaan arsip, pameran arsip dan kunjungan pada unit kerja yang ada di Kementerian Sekretariat Negara. Tidak hanya mendapatkan materi dan pengetahuan, mahasiswa juga diberi kesempatan untuk berfoto bersama dengan Menteri Sekretariat Negara Prof. Dr. Pratikno, M.Soc.Sc.
Kunjungan terakhir dilaksanakan di PT. Kereta Api Indonesia (KAI) (PERSERO) yang bertempat di Jalan Perintis Nomor 1, Bandung. Kunjungan dibuka oleh Maryanto selaku Vice Precident Corporate Document Management. PT KAI telah berhasil mengembangkan model pengelolaan informasi yang sesuai dengan tuntutan kecepatan industri saat ini baik dalam pengolahan dan pemasaran informasi yang mereka miliki. Di sisi lain, PT KAI juga terus berprogres secara konstruktif dalam melakukan kerja restorasi terhadap sejumlah arsip dan dokumen bernilai historis yang menjadi aset mereka.
Studi lapangan ini diharapkan dapat membekali mahasiswa dengan pengetahuan praktis dalam pengelolaan arsip dan standar yang digunakan baik oleh lembaga kearsipan, instansi publik, perusahaan media dan Badan Usaha Milik Negara. Pengalaman yang didapat akan menjadi fondasi dalam penyusunan proposal dan perancangan praktek kerja lapangan yang akan dilaksanakan pada semester pamungkas.
Penulis : Panitia Field Trip 2018
Editor : Indah Novita Sari dan Widiatmoko Adi Putranto
Foto : Arif Rahman Bramantya