Rombongan tim arsip tiap sub-direktorat dan bagian di lingkungan Direktorat Jendral Minyak dan Gas, Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral mengunjungi DBSMB Sekolah Vokasi pada Rabu (7/3) dalam rangka menjajaki kerjasama akademik dengan Program Studi Kearsipan. Kunjungan tersebut sekaligus dalam rangka mengantarkan kembali mahasiswa PKL dari Program Studi Kearsipan yang telah menyelesaikan tugas di Ditjen Migas Kementrian ESDM. Rombongan diterima oleh represetasi dari Sekolah Vokasi, DBSMB dan Prodi Kearsipan.
“Dengan (kunjungan ini) diharapan konsep dunia pendidikan dengan dunia kerja dapat terhubung. Potret kearsipan di instansi (diharapkan) menjadi triger pengembangan kurikulum (di perguruan tinggi). Ditjen Migas (akan didesain sebagai) calon Laboratorium Kearsipan bagi mahasiswa Kearsipan (DBSMB SV UGM),” ungkap Waluyo, S.S., M. Hum., Ketua Program Studi Kearsipan DBSMB UGM dalam sambutan selamat datangnya.
Dr. Endang Soelistiyowati, M.Pd selaku Ketua DBSMB dalam sambutannya menyambut gembira dan memberikan ucapan selamat kepada Prodi Kearsipan karena dengan kekehadiran Ditjen Migas ke UGM menjadi bukti bahwa bidang pendidikan kearsipan dapat diterima di bidang pekerjaan manapun.
Sambutan juga diberikan oleh Alif Subardono, S.T., M.Eng selaku Manager Penjaminan Mutu dan Kerjasama Sekolah Vokasi. Ia menyampaikan turut mendukung jika nanti ada penjajakan kerjasama dengan Ditjen Migas secara formal. “Mungkin berawal dari Kearsipan, nanti bisa disambung pada jurusan lain, seperti Metrologi dan Instrumentasi, Teknologi Jaringan, dst.,” lanjutnya.
Pimpinan rombongan dari Ditjen Migas, Mukti Yunarso, berterima kasih atas sambutan serta penerimaan yang sangat bersahabat dari sekolah Vokasi UGM. “Dibukanya kersajama tentu akan menjadi pemantik kemajuan institusi. Sebuah kehormatan jika bermula dari Kearsipan, Ditjen Migas dapat bekerjasama dengan prodi lain di Sekolah Vokasi UGM yang sesuai dengan kemigasan”, tuturnya.
Setelah sambutan disampaikan, dipaparkan presentasi hasil kerja magang mahasiswa Program Studi Kearsipan di Ditjen Migas. Luaran presentasi tersebut adalah masukan dalam pengelolaan arsip di lingkungan Ditjen Migas. Dalam presentasi tersebut mahasiswa menjelaskan hasil magang di Ditjen Migas tentang kedudukan kearsipan ditjen migas berada pada bentuk dukungan manajemen internal yaitu pengelolaan ruang kerja serta layanan pimpinan. Perbedaan konsep ruang file yang semula per subdit menjadi per lantai (untuk beberapa subdit) memunculkan tantangan pengelolaan ruang file.
Kegiatan di ruang file antara lain pemisahan bahan arsip dan non arsip, pemberian nama arsip, pencantuman lokasi simpan dg sistem penomoran, dan penyimpanan pada boks arsip. SOP penataan arsip di ruang file menggambarkan 3 kelompok pelaku yg sinergis yakni pegawai di unit kerja, petugas ruang file, dan petugas arsip lantai. Ketersediaan petugas di ruang file yang berkesinambungan dilengkapi meja kerja, komputer, koneksi internet, rol opek. Pemanfaatan Teknologi Informasi Komputer yang telah dirintis yakni aplikasi arsip digital (intranet).
Kunjungan dan pengembalian mahasiwa magang dari Prodi Kearsipan ke kampus setelah menyelesaikan tugas merupakan bentuk penghargaan dari Ditjen Migas diberikan kepaa mahasiswa kearsipan UGM yang telah melaksanakan magang di Kementerian ESDM.