Pada Selasa hingga Jumat (13-16/8) Tim Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melakukan kajian manajemen perubahan sistem analog ke digital dengan program studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Departemen Bahasa, Seni, dan Manajemen Budaya, Sekolah Vokasi UGM. Perkembangan teknologi saat ini telah mempengaruhi banyak aspek termasuk perubahan sistem kerja pemerintahan. Salah satu hasil dari perkembangan ini berupa digitalisasi. Melalui digitalisasi dalam prosesnya memiliki beberapa tantangan. Maka dibutuhkan adanya upaya dan prosedur terkait digitalisasi. Tantangan digitalisasi dalam ranah kearsipan perlu ditangani dengan manajemen perubahan. Dalam menangani kondisi ini tentu didukung dengan adanya manajemen risiko guna asesmen terkait manajemen perubahan. Instrumen ini mengacu pada ISO 1812: Information and Documentation – Risk Asessment foor Records Process and Systems.
Manajemen perubahan dan manajemen risiko menjadi langkah yang sistematis dalam memberikan usaha pertumbuhan dan perkembangan organisasi termasuk organisasi pemerintah. Namun, kondisi ini bertolak belakang dengan kesadaran akan perubahan signifikan dari digitalisasi dengan segala tantangan dan risiko. Padahal digitalisasi menjadi bagian penting dalam manajemen kearsipan. Perubahan sistem dari analog ke digital pada suatu organisasi pemerintah menjadi hal yang perlu. Hal ini ditujukan untuk proses digitalisasi agar perencanaan dan eksekusi yang tepat. Sekolah Vokasi UGM menjadi informan untuk pertimbangan sebagai lembaga dengan reputasi dan kajian dalam bidang kearsipan. Fokus yang dibahas mencakup: Realisasi digitalisasi, pentingnya manajemen perubahan, manajemen risiko dalam pengelolaan arsip elektronik dan pandangan Program Studi Kearsipan terkait digitalisasi sebagai bisnis dan pengelolaan arsip elektronik.
Text : Ihtiar Anugrah Hidayat; Humas DBSMB
Foto : Ihtiar Anugrah Hidayat