Program Studi D4 Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, serta D3 Kearsipan Departemen Bahasa, Seni, dan Manajemen Budaya (DBSMB), Sekolah Vokasi UGM hari ini Kamis, 8 Oktober 2020 kembali mengadakan seminar secara daring (webinar) dengan bahasan Program Arsip Vital dan Penanganan Arsip Pasca Bencana. Webinar ini merupakan rangkaian webinar yang diselenggarakan sejak September dan direncanakan akan berlangsung hingga bulan Desember 2020. Acara yang berlangsung selama 3 jam ini menghadirkan Ichwan, S.E yang merupakan Manager Asset Ownership Document dari PT. KAI dan 2 dosen Prodi Kearsipan yaitu Indah Novita Sari, S.IIP, M.A. dan Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A. sebagai narasumber.
Acara dibuka oleh Dr. Endang Soelistiyowati, M.Pd. selaku Kepala Departemen DBSMB dengan sambutan. Dr. Endang menyampaikan bahwa topik yang diangkat dalam webinar ini merupakan topik yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat. “Saya sendiri juga paham bahwa jika arsip tidak di tata dengan tepat maka kita akan menemui banyak kesulitan nantinya,” papar Dr. Endang. Terkait dengan bencana, merupakan sesuatu yang tidak dapat di elakkan, maka pengetahuan akan penanganan arsip pasca bencana menjadi satu hal yang penting untuk dipelajari. “Saya rasa ini manfaatnya besar sekali untuk kita semua,” tambahnya.
Pemaparan materi pertama oleh narasumber Indah Novita Sari, S.IIP, M.A. dengan judul “Program Arsip Vital untuk Negeri Seribu Becana: Rencana Kesiapsiagaan menghadapi Ketidakastian”. Indah menyampaikan program ini merupakan upaya merespon dan memulihkan arsip vital sebagai salah satu bentuk dari mitigasi bencana alam. Sebuah institusi perlu untuk mempersiapkan program arsip vital karena dengan adanya perencanaan maka peluang penyelamatan untuk arsip vital akan lebih tinggi. Dosen yang juga menjabat sebagai kepala laboratorium D4 Pengelilaan Arsip dan Rekaman Informasi ini juga menambahkan tentang bagaimana proses pembuatan program arsip vital dan orang-orang yang bertanggungjawab untuk membuat program ini. Acara dilanjutkan dengan pemaparan materi kedua oleh Ketua Program studi D3 Kearsipan Lastria Nurtanzila, S.I.P., M.P.A. Pada sesi ini, Lastria menjelaskan tentang bagaimana merencanakan tanggap bencana saat bencana dan pasca bencana pada arsip vital organisasi. Lastria juga menekankan perlunya kebijakan dan kontingensi planning dengan kerjasama berbagai pihak, termasuk konservator arsip jika memang sudah mengalami kerusakan berat.
Materi terakhir disampaikan oleh Ichwan, S.E, tentang pengelolaan dokumen kepemilikan aset. Pada sesi ini, Ichwan menyampaikan bagaimana meningkatkan model pengeloaan dokumen dari sisi internal dan eksternal. Secara internal, dilakukan melalui preservasi, riset, dan ekspose. Sementara, secara eksternal dilakukan melalui kerjasama dengan berbagai pihak seperti pengolahan restorasi serta penelusuran dokumen. Pada sesi terakhir yang merupakan sesi diskusi, terdapat banyak pertanyaan menarik dari para peserta.
Teks : Yuni (Humas DBSMB)
Foto : Humas DBSMB