Ikhtiar Anugrah Hidayat, mahasiswa Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi angkatan 2019 Departemen Bahasa, Seni, dan Manajemen Budaya (DBSMB) SV UGM dan Haikal Al-Kahfi Mahasiswa Program Studi Kartografi dan Penginderaan Jauh angkatan 2019 memenangkan kompetisi esai Brawijaya Library Competition dengan tema “Inovasi Pemuda Tata Kelola Informasi: Acuan dalamm Era Masyarakat Informasi”. Perlombaan esai tersebut diadakan oleh Himpunan Mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakan, Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya pada 10 Agustus hingga 23 September 2020. Permasalahan yang mereka angkat dalam esainya ialah manajemen rekod melalui pendekatan studi kasus pada PT Justitia LegalGo, Indonesia. Analisis yang dilakukan sebenarnya merupakan lanjutan dari penelitian yang dilakukan oleh Ikhtiar sebelumnya terkait manajemen rekod.
Pada pengerjaannya, mereka menulis esai ini selama sekitar 4 hari. Mereka memilih untuk mengikuti perlombaan esai ini pada gelombang pertama. Hal ini mempermudah mereka berdua untuk saling berdiskusi lebih lama sehingga ide yang dihasilkan menjadi lebih inovatif dan optimal. Untuk mendukung solusi yang ditawarkan, Ikhiar dan Haikal membaca beberapa jurnal yang berhubungan dengan rekod dan manajemen rekod pada khususnya. Dengan demikian saat proses penulisan akan membantu dan mempercepat dalam membuat outline esai nantinya.
“Saat ini arus dan perkembangan teknologi informasi semakin memberikan akses dan kelancaran transaksi dalam bisnis. Hal ini sejalan dengan tantangan dari perkembangan Revolusi Industri 4.0 terkait manajemen rekod sebagai proses bisnis”. jelas Ikhtiar. Melihat kondisi tersebut Ikhtiar dan Haikal mengulas lebih dalam mengenai strategi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Untuk memperkuat argumentasi dan solusi alternatif yang ditawarkan, mereka menggunakan Analisis SWOT dengan penghitungan matrix space. Dalam esai yang mereka bawa juga mengkaji terkait penerapan ISO 15489: 2016 melalui pendekatan Record Continuum Model.
Selama proses pengerjaan Ikhtiar dan Haikal juga meminta bantuan pada beberapa Dosen pengampu mata kuliah yang berkesinambungan dengan fokus bahasan tersebut. Masukan dari beberapa Dosen terkait juga memperkuat solusi dalam penulisan esai mereka berdua. Ikhtiar selaku Ketua Tim mengaku bahwa cukup banyak tantangan selama penulisan mengingat beberapa kali melakukan perbaikan dan hampir mengubah total konsep awal. Setelah melewati proses yang cukup panjang, Ikhtiar dan Haikal berhasil menjadi Juara 1 dari kompetisi ini yang disusul oleh Rut Hermawati dan Qonita Azzahra dari Universitas Gadjah Mada, sebagai Juara 2, Rahmat Akbar dari Universitas Diponegoro sebagai Juara 3, Ayu Wulandari dari Universitas Gadjah Mada sebagai best paper dalam sub-tema Tata Kelola Informasi, Eriko Bagas dari Universitas Brawijaya dalam sub-tema Manajemen Rekod dan Informasi dan Firda Yuniar dari Universitas Indonesia dari sub-tema Manajemen Pengetahuan.
Teks dan foto: Ikhtiar Anugrah Hidayat