Mengikuti program internship di luar negeri tentu memiliki perbedaan dengan yang ada di Indonesia. Sebagaimana kisah dari Mahasiswa Alih Program Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Departemen Bahasa, Seni, dan Manajamen Budaya Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada yang melaksanakan internship di Melaka, Malaysia oleh Ikhtiar Anugrah Hidayat. Program tersebut dilaksanakan sejak 5 Januari hingga 5 Februari 2020 di National Archives of Melaka, Malaysia. Berkat program internship itu, Ikhtiar merasakan perbandingan dan perbedaan yang banyak memberikan pengetahuan dan pengalaman baru antara Indonesia yang pernah dijajah Belanda dengan Malaysia dari jajahan British khususnya dalam kajian bidang ilmu yang dipelajari.
Proses dalam pengajuan program internship ini sangatlah mudah. Langkah pertama yang dilakukan ialah menghubungi terlebih dahulu pihak instansi melalui e-mail terkait kemungkinan program internship (cover letter yang berisikan maksud dan tujuan, periode dan syarat apa saja yang perlu dipenuhi). Apabila instansi telah mengkonfirmasi baru kemudian dapat mengirimkan surat pengantar dari pihak Departemen yang sebelumnya diurus juga di Kantor Urusan Internasional SV dan beberapa dokumen lainnya seperti student enrollment, recommendation letter dari pihak fakultas.
Pihak National Archives of Melaka, Malaysia sangatlah responsif sehingga untuk syarat administrasi sangat mudah untuk dilakukan dan tidak memakan banyak waktu. Hanya saja yang perlu dipikirkan setelah diterima oleh peserta program internship ialah seperti penginapan mulai dari estimasi jarak hingga lingkungan penginapan atau persewaan yang ada disana. Namun, kemudahan akses yang dimiliki disana sangatlah membantu dalam proses pencarian penginapan yang dapat dilakukan secara online dari Indonesia dan cukup melakukan perjanjian dengan pemilik setelah sampai di Malaysia. Selain itu, National Archives of Melaka juga banyak memberikan saran sehingga tidak perlu dikhawatirkan untuk menanyakan terkait kehidupan disana.
“Kesadaran masyarakat atau badan publik di Malaysia akan pentingnya arsip sudah cukup besar, hal ini terlihat dari beberapa penyerahan arsip statis dari publik ke National Archives of Melaka, Malaysia. Hal ini menjadi catatan tersendiri bagi Indonesia untuk bagaimana meningkatkan sadar ke publik”, kata Ikhtiar. Pada akhir masa internship, Ikhtiar berhasil mendapatkan kesempatan untuk berkunjung ke National Archives of Malaysia yang berada di Kuala Lumpur. Disana Ikhtiar mendapatkan ilmu terkait preservasi dan konservasi khususnya. Serta melihat sejarah Negara Malaysia saat mengalami penjajahan.
Lain halnya dengan di Malaysia, penggunaan teknologi dalam pengelolaan arsipnya pun sudah dapat dikatakan satu langkah lebih maju dibandingkan di Indonesia. Perbedaan lain yang cukup terlihat ialah spesifikasi bidang dalam pengelolaan arsip yang ada di wilayah tersebut. Berlandaskan hal tersebut, peningkatan kualitas seorang penggiat bidang arsip perlu diiringi dengan banyak kegiatan semacam pelatihan kemampuan bidang. Secara budaya dan lingkungan kerja selama disana juga sangat positif. Kebanyak staff disana tidak ragu dan mudah untuk diajak bersosialisasi sehingga memberikan suasana yang hangat selama menjalani kehidupan disana.
Tidak hanya perbedaan secara pengelolaan, lingkup kerja dan lingkungan yang ada di Melaka, Malaysia juga menarik. Meskipun untuk program internship terkait sejauh ini masih dilakukan melalui pembiayaan sendiri, namun tidak menjadi masalah. Mengingat biaya hidup selama disana masih sangat terjangkau. Secara akses pun sangat mudah selama menjalani kehidupan disana. Adapun rincian seperti tiket pesawat Jakarta – Malaysia kurang lebih berkisar 1 juta (pulang-pergi), kemudian untuk sewa penginapan 800 ribu untuk satu bulan dan biaya makan 20-50 ribu per hari (dua kali makan). Untuk biaya lainnya seperti internet dan akomodasi lainnya bergantung tiap individu,
Melihat Melaka yang cukup banyak menyimpan cerita dari segi sejarah juga perlu dipertimbangkan untuk melakukan kunjungan, tapi kebanyakan tempat atau situs bersejarah atau wisata yang ada disana terpusat dalam satu tempat. Dengan demikian, sangat mudah untuk dilakukan kunjungan dengan paket hemat. Kemudahan akses seperti penggunaan taksi dan ojek online atau bus juga sangat membantu dalam memangkas biaya perjalanan. Sehingga program internship ini sangat dianjurkan untuk dilakukan juga untuk yang lain. Kesempatan dalam belajar sangat terbuka lebar disana, selain itu harapan ke depan melalui internship ini dapat menjadi jembatan dalam menjalin kerjasama antara Indonesia dengan Malaysia secara umum dan dapat dijadikan sebagai katalisator kerjasama antara Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi dimasa yang akan mendatang.
Naskah & Foto: Ikhtiar Anugrah Hidayat
